7 dicas para organizar reuniões eficientes


7 dicas para organizar reuniões eficientes

Suas reuniões não vão pra frente? Você sempre sai com a impressão de que não resolveu nada? Veja 7 passos simples de como tornar suas reuniões mais eficientes.

1 - Analise a necessidade da reunião Em muitos casos, e-mails ou relatórios geralmente são suficientes para atualizar as informações que seu grupo precisa.


2 - Planejamento da reunião - Definição do objetivo e divisão dos assuntos em tópicos;

- Definição do tempo (em minutos) para cada tópico;

- Reunião produtiva não demora mais do que 60 minutos.


3 - Convocação - Criação da Agenda com os principais dados do participante;

- Convocação dos interessados e que possuem papel fundamental na reunião;

- Importante enviar a pauta para todos, destacando o objetivo da reunião;

- Destacar horário de início e término;

- Um dia antes da reunião, enviar lembrete ou ligar para confirmar.


4 - Estrutura e Abordagem - Crie uma estrutura para sua reunião. Se você expuser qual resultado está buscando, isso irá despertar nos participantes mais interesse e tornar a reunião mais produtiva;

- Certifique-se de que todos os presentes entendem os objetivos a serem alcançados;

- Enfatize o horário de término da reunião.


5 - Assuma a Reunião - Reuniões eficientes são resultado de uma boa liderança;

- Manter-se firme ao assunto também é a chave para manter o roteiro;

- Não esqueça do tempo para cada tópico;

- Não deixe que assuntos pessoais faça parte das discussões;

- Deixe um relógio a mostra e controle o tempo.


6 - Feedback dos participantes - Todos devem ser ouvidos, é responsabilidade do líder da reunião fazer esta condução ser efetiva;

- Evite impor sua opinião constantemente, ouça, pondere e pense bem;

- Evite a tentação de descartar ideias imediatamente – mesmo quando elas parecem ser absurdas;

- Controle o tempo e evite que os participantes desviem do foco principal;

- O Objetivo da reunião é debater ideias, assuntos pessoais ficam de fora.


7 - Plano de Ação - Distribuir as tarefas da reunião e analisar os objetivos;

- Destacar as próximas ações e os envolvidos;

- Dica: Se no final da reunião, não teve nenhuma ação, a reunião foi totalmente improdutiva.

A reunião é uma ferramenta fantástica, se usada corretamente. Além disso, ela é muito cara. Por isso, devemos ter muito cuidado antes de agendar uma reunião! Calcule quanto custa a hora de cada participante (incluindo você) que deseja convocar, some tudo e veja por quanto sairia essa reunião.




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